Contabilidad

Dinámicas contables

Define con qué cuentas se asienta cada documento y haz que otra persona apruebe la versión.

Qué es una dinámica contable

La dinámica contable son las reglas con que cada documento se convierte en asiento: qué cuenta se debita, cuál se acredita y a nombre de quién. Cubre las facturas, las cuentas de cobro, los recibos de caja, los egresos y las notas de ajuste, más la cuenta que recibe cada medio de pago y la serie de comprobante de cada documento.

Se lleva en versiones. Una versión aprobada no cambia: para modificarla se crea otra, que prepara quien administra la contabilidad y aprueba otra persona. Cada documento se contabiliza con la versión aprobada que rige en su fecha.

Faacil trae una versión inicial del sistema, la versión 1, con reglas de fábrica. Contabiliza mientras no haya otra, salvo desde el inicio del libro, si la empresa lo fijó: ahí los documentos esperan la dinámica de tu empresa como Pendientes de activación. Esa versión no cuenta para activar la contabilidad, porque no la aprobó una persona. Tu empresa necesita una versión propia, revisada por tu contadora y aprobada por alguien distinto de quien la preparó.

Está en Contabilidad › Catálogos y reglas › Dinámicas contables. Cualquiera con el módulo Contabilidad la consulta.

Quién prepara y quién aprueba

Nadie aprueba una versión que creó, editó o envió. Para esa persona Faacil no muestra APROBAR, y la versión dice «Espera la aprobación de otra persona: quien la creó, editó o envió no la aprueba.» Solo el administrador de la cuenta puede aprobar su propio trabajo; aun así, conviene que apruebe otra persona.

Quien prepara con la plantilla de acceso Contador/a no tiene el permiso de aprobar, así que tampoco descarta su propio borrador. Quien no puede escribir ve el aviso: «Puedes consultar las versiones y sus reglas. Crearlas y editarlas exige el permiso de cierre contable; aprobarlas, el permiso para aprobar la dinámica contable. Los concede un administrador en Configuración → Usuarios.» Los permisos se explican en Accesos de la contadora y de quien aprueba.

Leer las versiones y sus estados

La tarjeta «VERSIONES» lista cada una como «Versión» con su número y su nombre, de la más nueva a la más vieja. Cada fila dice desde cuándo rige, cuántas reglas tiene, quién la creó y quién la aprobó, con la nota de aprobación si la hay. Un borrador se abre con EDITAR y las demás con VER; solo quien administra la contabilidad puede cambiar el borrador.

La etiqueta Rige hoy marca la versión que contabiliza los documentos de hoy. Con plantilla marca una versión armada con una plantilla.

Solo puede haber una versión abierta a la vez, en borrador o por aprobar. Mientras exista, la tarjeta avisa «La versión … sigue abierta» y no ofrece NUEVA VERSIÓN: termínala y envíala, o pide que la descarten o la rechacen.

Crear una versión nueva

1. En «VERSIONES», pulsa NUEVA VERSIÓN. Se abre «Nueva versión de la dinámica»: «Nace como borrador, clonada de otra versión: no contabiliza nada hasta que otra persona la apruebe.»
2. En «LA VERSIÓN», escribe el Nombre, de hasta 120 caracteres, y elige Rige desde. El campo trae la fecha de hoy; cámbiala si corresponde. Ver Elegir la fecha «Rige desde».
3. En «DE DÓNDE NACE», elige Clonar de. Por omisión ofrece la versión que rige hoy y, sin ella, la aprobada más reciente; también puedes elegir otra aprobada o una retirada. Copia sus reglas, su caja y sus series. Las cuentas de devolución al arrendatario no se copian: se editan en Ajustes de contabilidad.
4. Si el campo Plantilla aparece, deja Sin plantilla o elige una. Una plantilla es la dinámica observada en otra empresa, y Faacil lo advierte: «Una plantilla de otra empresa». Cita cuentas de su plan: las que el tuyo no tenga quedan como problemas del borrador, y lo que no tiene destino queda sin regla y se completa a mano.
5. Pulsa CREAR BORRADOR. El borrador se abre para editarlo.

Si ya hay una versión abierta, Faacil responde «Ya hay un borrador abierto»: solo puede haber una en borrador o por aprobar.

Escribir las reglas de cada documento

El editor tiene una sección por tipo de documento, en el orden de los libros:

Un tipo de documento sin reglas lo dice: «Sin reglas: los documentos de este tipo quedan sin contabilizar hasta que se agregue una.»

Cada regla se titula con sus condiciones, por ejemplo «Arrendatario · Canon · Base». Debajo lleva la cuenta y el tercero del débito, la cuenta y el tercero del crédito y la Prioridad. El interruptor de la fila la habilita o la inhabilita: una regla Inhabilitada no contabiliza, y los documentos que dependían de ella quedan sin regla hasta que se habilite.

Los cambios no se guardan solos. Mientras haya cambios, el editor muestra Cambios sin guardar y el botón GUARDAR. Si cierras sin guardar, Faacil pregunta «Hay cambios sin guardar» y ofrece CERRAR SIN GUARDAR.

Agregar una regla

1. En la sección del documento, pulsa AGREGAR REGLA.
2. En «CUÁNDO APLICA», elige las condiciones. Cada condición en «Cualquiera» deja pasar todo.
   • Contraparte: Arrendatario, Propietario, Tercero o Cualquiera. Es el papel del cliente del documento en el contrato, nunca su nombre.
   • Parte del documento: Base, IVA, Interés, Retefuente, ReteIVA, ReteICA, Caja o banco o Cancelación.
   • Concepto contable: Cualquiera, Canon, Administración, Comisión, Seguros, Servicios públicos, Reparaciones, Interés de mora, Depósito, IVA u Otros. Debajo, la ayuda explica qué cae en cada uno.
   • Sentido de la nota, solo en notas de ajuste: Cualquiera, Nota débito o Nota crédito. Con sentido explícito, la regla ya trae sus lados finales y la nota crédito no la invierte.
3. Pulsa AGREGAR. La regla aparece en la sección, sin cuentas.
4. Elige sus cuentas y sus terceros en la fila y pulsa GUARDAR.

Si la combinación ya existe, Faacil avisa «Esa regla ya existe»: edita la que hay en vez de agregar otra. Las devoluciones al arrendatario no se escriben aquí: «Las cuentas de devolución al arrendatario se configuran en los ajustes, no en la dinámica.»

Elegir las cuentas y los terceros

Por cada lado de la regla:

• Cuenta del débito y Cuenta del crédito: una cuenta del plan que reciba movimiento. Puedes dejar un lado vacío, pero no los dos.
• Tercero del débito y Tercero del crédito: a nombre de quién queda la línea.

Ejemplo sintético, para ilustrar la forma y no las cuentas: la regla «Arrendatario · Canon · Base» de las facturas puede debitar la cuenta por cobrar al arrendatario, a nombre del Cliente del documento, y acreditar el pasivo con los propietarios, a nombre del Propietario mandante. Así el canon no pasa por los ingresos de la inmobiliaria. Las cuentas exactas las decide tu contadora.

Las reglas que el sistema protege desde la versión inicial llevan la etiqueta De la versión de origen: se inhabilitan o se les cambian las cuentas, pero no se quitan. Las demás, también las que tu empresa agregó en versiones anteriores, se quitan con el icono «Quitar la regla».

Qué regla gana

Cuando varias reglas aplican a la misma parte de un documento, gana la más específica. Pesa más fijar la contraparte que el concepto contable, y el concepto más que el sentido de la nota. Algunas reglas, por ejemplo las que trae una plantilla, se limitan además a un concepto de facturación concreto, que se ve como etiqueta en la regla; esas ganan sobre todas.

A igual especificidad desempata la Prioridad: «Menor gana». Va de 0 a 65535.

Asignar caja y bancos por medio de pago

La tarjeta «CAJA Y BANCOS» dice qué cuenta recibe cada medio de pago. Solo actúa cuando la regla lleva el movimiento a una cuenta de caja o banco, como en un recibo o un egreso.

1. Pulsa AGREGAR MEDIO DE PAGO. Se abre «Agregar medio de pago».
2. En Qué medio, elige Todo un tipo de medio o Un medio concreto, por ejemplo una cuenta bancaria. Un medio concreto gana sobre su tipo.
3. Elige el Tipo de medio o el Medio de pago, y la Cuenta de caja o banco. Solo se ofrecen las cuentas marcadas como caja o bancos.
4. Pulsa AGREGAR y después GUARDAR.

Si la versión no tiene filas, Faacil elige la cuenta como siempre: por los roles de cuenta de caja y de bancos y, si no alcanza, con la Caja o banco por defecto de los ajustes. Si la versión sí asigna medios, un documento pagado con un medio que no está en la lista aparece en la cobertura como «Caja o banco sin asignar».

Fijar la serie de comprobante de cada documento

La tarjeta «SERIES DE COMPROBANTE» dice en qué tipo de comprobante se asienta cada documento. Sin filas, «Esta versión no fija series: cada documento usa la de fábrica de su tipo.»

1. Pulsa AGREGAR SERIE.
2. Elige el Tipo de documento y, en las notas de ajuste, el Sentido de la nota: la nota débito y la nota crédito pueden ir en series distintas.
3. Elige el Comprobante. Solo se ofrecen los habilitados que emite la contabilización, no los que se digitan a mano.
4. Pulsa AGREGAR y después GUARDAR.

Los tipos de comprobante se crean en Tipos de comprobante. Ver Crear o renombrar tipos de comprobante.

Medir la cobertura

La tarjeta «COBERTURA» simula los documentos recientes con esta versión, sin asentar nada, y dice cuáles quedarían sin regla, sin cuenta o sin tercero. Es la prueba de que una versión nueva no deja documentos por fuera.

1. Guarda los cambios: la cobertura se calcula con lo guardado.
2. En Documentos de los últimos, elige 1, 3, 6 o 12 meses. El rango empieza el primer día del mes correspondiente y termina hoy; incluye los documentos anteriores al inicio del libro y deja fuera los anulados.
3. Pulsa CALCULAR COBERTURA, o VOLVER A CALCULAR después de corregir.
4. Lee las cifras:
   • Documentos del … al …: todos los documentos del rango.
   • Documentos medidos: los que la dinámica puede medir. Se descuentan los documentos antiguos a los que les falta un dato que ya no tiene arreglo.
   • Quedarían cubiertos: cuántos de los medidos quedarían bien contabilizados y su porcentaje, redondeado hacia abajo para que un solo documento sin cubrir no se lea como 100 %.
   • Sin poder evaluar: los documentos antiguos que se descontaron.
5. Revisa cada hueco: cuántos documentos afecta, de qué tipo de documento, contraparte, concepto, parte, cuenta o medio de pago se trata, qué significa y algunos documentos de ejemplo.

Ejemplo sintético: con 3 meses, el 15 de julio se miden los documentos del 1 de mayo al 15 de julio. Si hay 120 documentos y 2 son antiguos sin arreglo, se miden 118; si 116 quedan cubiertos, Quedarían cubiertos dice 116 (98,30 %) y quedan 2 documentos en huecos por cerrar.

Si en el rango no hay documentos que la dinámica pueda medir, la tarjeta lo dice: «sin ellos no hay evidencia, y un 100 % sin documentos no prueba la dinámica. Emite un documento y vuelve a calcular.» Cuando no queda nada, dice «La dinámica cubre todos los documentos que mide.»

La cifra pesa al activar y, con la contabilidad activa, al aprobar: «Con la contabilidad activa, el servidor solo aprueba una versión que cubra todo lo que la dinámica mide.» Activar exige el 100 % de los últimos 3 meses. Ver Aprobar la dinámica y activar la contabilidad.

Qué significa cada hueco

Los huecos que no cuentan aparecen aparte, bajo «NO CUENTAN EN EL 100 %»: «Un dato antiguo sin arreglo o un mes sin generar: no impiden aprobar ni activar.»

Con la contabilidad activa, «Caja o banco sin asignar» y «Retención sin propietario» no detienen la emisión: el asiento sale igual. Aun así cuentan en la cobertura, así que conviene cerrarlos antes de activar.

Resolver los problemas antes de enviar

Al pie, «LO QUE DECLARA ESTA VERSIÓN» resume las Reglas habilitadas, las Cuentas de caja y bancos, las Series de comprobante, los Problemas que impiden enviar y los Avisos para quien aprueba. Su nota dice qué falta: «Guarda los cambios antes de enviar a aprobación.», «Resuelve los … problemas marcados en rojo para poder enviarla.» o «Sin problemas: se puede enviar a aprobación.»

Cada problema aparece en rojo en su fila, con su arreglo. Los más frecuentes:

Los avisos no impiden enviar: son para quien aprueba. El más común es que la versión no rija desde el inicio del libro. Ver Elegir la fecha «Rige desde».

Enviar a aprobación

1. Guarda los cambios y deja en 0 los Problemas que impiden enviar. Hasta entonces el botón está inactivo.
2. Pulsa ENVIAR A APROBACIÓN. El diálogo «Enviar a aprobación» advierte: «La versión queda congelada hasta que otra persona la apruebe o la rechace con una nota. Quien la envía no puede aprobarla.»
3. Confirma con ENVIAR. Faacil responde «La versión quedó pendiente de aprobación.» y la versión pasa a Por aprobar.

Toda versión pasa por este paso: un borrador nunca se aprueba directamente.

Aprobar o rechazar una versión

1. En «VERSIONES», abre con VER la versión Por aprobar.
2. Revisa cada tipo de documento y sus cuentas, la caja y los bancos, las series, los avisos de arriba y la «COBERTURA». Calcúlala si hace falta.
3. Abre DIFERENCIAS Y BITÁCORA para ver qué cambia frente a la versión vigente.
4. Decide:
   • Para aprobar, pulsa APROBAR. El diálogo «Aprobar la dinámica» explica: «Desde su fecha de vigencia, los documentos nuevos se contabilizan con estas reglas. Una versión aprobada no cambia.» Puedes dejar una Nota (opcional), de hasta 500 caracteres. Confirma con APROBAR. Faacil responde «La versión quedó aprobada.»
   • Para devolverla, pulsa RECHAZAR, escribe Qué hay que corregir, que es obligatorio, y confirma con RECHAZAR. «La versión volvió a borrador con tu nota.» Quien la preparó la corrige y la envía de nuevo.

Si la aprobación no pasa

En todos los casos no se aprobó nada y la versión sigue como estaba.

Descartar un borrador o retirar una versión

Las dos acciones las hace el administrador de la cuenta o quien tiene «Aprobar la dinámica contable», con el módulo en «Ver y editar», y las dos piden un Motivo, que queda en la bitácora.

• DESCARTAR, en un borrador: «El borrador deja de existir como opción y queda en la bitácora.» Confirma con DESCARTAR. Libera el lugar para crear otra versión.
• RETIRAR, en una versión aprobada: «Deja de contabilizar. Solo se retira una versión sin asientos cuando otra aprobada rige desde la misma fecha o antes.» Confirma con RETIRAR.

Retirar se rechaza con «La versión sustenta asientos del libro» si la versión ya contabilizó asientos o si ninguna otra aprobada rige desde su fecha o antes: retirarla dejaría documentos sin dinámica. Para cambiarla, crea otra versión que rija desde la fecha que corresponda. Con la contabilidad activa, retirar la versión vigente exige que la reemplace otra aprobada por una persona, o sale «Debe seguir rigiendo una dinámica aprobada»; y esa sucesora tiene que cubrir los documentos de los últimos 3 meses, o sale «La dinámica no cubre todos los documentos».

Comparar versiones y leer la bitácora

DIFERENCIAS Y BITÁCORA, al pie del editor, abre «Diferencias y bitácora»:

• «CONTRA LA VIGENTE» compara esta versión con la que rige hoy. Las reglas se comparan por su combinación de tercero, concepto y parte del documento, y se agrupan en «Reglas nuevas», «Reglas que ya no están» y «Reglas cambiadas», con lo que cambia: cuentas, terceros, prioridad o si se habilita. También dice si cambian la caja y los bancos o las series. Si la versión es la vigente, no hay contra qué compararla. Si hay cambios sin guardar, la diferencia es la de lo guardado.
• «BITÁCORA» registra lo que se hizo con la versión, con fecha, autor y nota: «Versión inicial del sistema», «Borrador creado», «Nombre o vigencia cambiados», «Reglas guardadas», «Caja y bancos guardados», «Series de comprobante guardadas», «Enviada a aprobación», «Aprobada», «Rechazada: vuelve a borrador», «Retirada», «Cuentas reapuntadas por la importación del PUC», «La importación del PUC no cambió una cuenta de esta versión», «Se activó la contabilidad con esta versión» y «Se apagó la contabilidad», con el motivo. «Solo se inserta: nada de lo que dice se edita.»

Cuando el plan de cuentas cambia después

Importar el plan de cuentas puede llevar una cuenta a otra, por ejemplo cuando una cuenta pasa a agrupación y sus reglas pasan a una hija. Qué pasa con la dinámica depende del estado de la contabilidad.

Con la contabilidad apagada o en transición, la importación cambia la cuenta en todas las versiones que la citan, también en las aprobadas, y cada una lo registra en su bitácora: «Cuentas reapuntadas por la importación del PUC». Si una versión estaba Por aprobar, ya no se aprueba: «No se aprueba: sus cuentas cambiaron después de enviarla. Se rechaza para revisarlas y se envía de nuevo.» Quien tiene el permiso de aprobar la rechaza; quien la preparó revisa las cuentas y la envía otra vez.

Con la contabilidad activa, la importación no cambia las cuentas que usa la dinámica vigente o una aprobada para después, para no detener la emisión. Deja en la bitácora de cada versión aprobada que cita la cuenta «La importación del PUC no cambió una cuenta de esta versión» y, si la versión vigente usa esa cuenta, propone el cambio en una versión nueva, en borrador, clonada de la vigente, que rige desde el día de la importación. Si solo la usa una versión aprobada para después, queda la constancia en su bitácora, no se crea otra versión y el resultado lo avisa: «No hizo falta una versión nueva». El asistente muestra los cambios aplazados en «Cambios que esperan una versión de la dinámica» y, si la versión se creó, ofrece ABRIR LA VERSIÓN. Esa versión queda a nombre de quien importó, así que la aprueba otra persona. Mientras tanto, la dinámica aprobada sigue rigiendo igual. Si ya había otro borrador abierto, la versión no se crea y el resultado lo avisa: «Ya hay un borrador abierto: no se creó la versión».

Elegir la fecha «Rige desde»

Cada documento se contabiliza con la versión aprobada que rige en su fecha efectiva; a igual fecha gana la versión mayor. La fecha se elige al crear la versión y se cambia en la tarjeta «LA VERSIÓN» mientras es borrador.

• No puede alcanzar un periodo cerrado. La aprobación se rechaza si hay un mes cerrado que termina ese día o después. Si la versión debe regir desde el inicio del libro para activar la contabilidad, no muevas la fecha: reabre los meses cerrados desde ese día y vuelve a aprobar, como se explica en Si Faacil no deja aprobar. Si no, deja la fecha después del último mes cerrado.
• Conviene que coincida con el inicio del libro cuando la versión cambia la cartera o las obligaciones. Si no coincide, quien aprueba recibe el aviso: «La dinámica rige desde el … y el libro inicia el …. Lo asentado antes conserva sus cuentas: si esta versión cambia cartera u obligaciones, los pagos no cancelarán esos saldos.» Haz que rija desde el inicio del libro o confirma con tu contadora cómo cancelar lo asentado antes.
• Para activar con inicio del libro, el día del inicio del libro tiene que regir una versión aprobada por una persona, y hoy también. Si la versión rige desde el día de corte, solo se puede activar desde ese día.

Aprobar una versión no reescribe lo ya asentado: los comprobantes existentes conservan sus cuentas.

Después de aprobar

• La versión contabiliza los documentos nuevos desde su fecha Rige desde.
• Los documentos que esperaban en Pendientes de activación se asientan al pulsar RECONSTRUIR en Qué le falta a la contabilidad. Ver Reconstruir los documentos anteriores.
• Si vas a activar la contabilidad, evalúa la cobertura y activa como se explica en Aprobar la dinámica y activar la contabilidad.
• Para cambiar algo después, crea otra versión con NUEVA VERSIÓN y repite el envío y la aprobación.

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