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Aprobar la dinámica y activar la contabilidad

Cómo se prepara, envía y aprueba la dinámica contable de tu empresa y cómo se activa la contabilidad sin dejar documentos sin asiento.

Antes de empezar

Esta página explica cómo cerrar la puesta en marcha para que Faacil lleve tus libros: aprobar una versión propia de la dinámica contable —las reglas con que cada documento se convierte en asiento—, encender la contabilización automática, reconstruir lo pendiente, revisar y activar la contabilidad. El detalle de cada regla de la dinámica está en Dinámicas contables.

Faacil trae una versión inicial con reglas de fábrica. Esa versión no cuenta para activar: hace falta una versión de tu empresa, preparada por quien administra la contabilidad y aprobada por una persona, normalmente distinta de quien la preparó.

Para reconstruir y activar, llega aquí con esto hecho (la versión de la dinámica se puede preparar y aprobar antes, incluso antes del corte):

1. El inicio del libro fijado y los periodos generados: ver Inicio del libro y periodos contables.
2. El saldo inicial cargado: ver Importar el saldo inicial.
3. Si aplica, los movimientos del software anterior importados: ver Importar movimientos del software anterior.

Los ejemplos de esta página son sintéticos.

El orden de estos pasos

1. Aprobar la dinámica, con «Rige desde» en el inicio del libro.
2. Encender la contabilización automática: el interruptor Contabilizar al emitir.
3. RECONSTRUIR lo pendiente desde el inicio del libro.
4. Revisar la apertura y los libros.
5. EVALUAR y ACTIVAR CONTABILIDAD.

Quién hace cada paso

Quien no puede escribir ve: «Puedes consultar las versiones y sus reglas. Crearlas y editarlas exige el permiso de cierre contable; aprobarlas, el permiso para aprobar la dinámica contable. Los concede un administrador en Configuración → Usuarios.» Cómo se dan estos accesos está en Accesos de la contadora y de quien aprueba.

Preparar la versión de la dinámica

Ve a Contabilidad › Catálogos y reglas › Dinámicas contables. La tarjeta «VERSIONES» lista cada versión como «Versión N · nombre», con su estado:

La versión que contabiliza hoy lleva además la etiqueta «Rige hoy». Cada fila dice «Rige desde el dd/mm/aaaa», cuántas reglas tiene y quién la creó y la aprobó. Se abre con EDITAR si es borrador o con VER en los demás casos.

Crear la versión

1. En «VERSIONES», pulsa NUEVA VERSIÓN. El botón no aparece si ya hay una versión en borrador o por aprobar: solo puede haber una abierta, y la tarjeta lo recuerda con «La versión N sigue abierta». Si es un borrador, termínalo y envíalo, o pide que lo descarten; si está «Por aprobar», no se descarta: pide que la aprueben o la rechacen.
2. En el diálogo «Nueva versión de la dinámica» llena:
   • Nombre: obligatorio, hasta 120 caracteres.
   • Rige desde: la fecha de inicio del libro. Lee la sección siguiente.
   • Clonar de: la versión cuyas reglas, caja y bancos y series se copian. Por defecto, la que rige hoy. Las cuentas de devolución se editan en Ajustes de contabilidad y no se copian.
   • Plantilla, si se ofrece: arma la versión con la dinámica observada en otra empresa. Las cuentas que tu plan no tenga quedan como problemas que hay que resolver.
3. Pulsa CREAR BORRADOR. Faacil responde «Se creó el borrador», con el nombre que le diste.

Poner «Rige desde» en el inicio del libro

El campo Rige desde trae la fecha de hoy. Cámbiala por la fecha de inicio del libro, el día de corte: el primer día que Faacil lleva los libros. En el ejemplo, si el día de corte es el 1 de julio, pon el 1 de julio, no el 30 de junio, que es el último día antes del corte. Mientras la versión sea borrador puedes corregirla en la tarjeta «LA VERSIÓN» del editor, que avisa: «Si no coincide con el inicio del libro, quien aprueba recibe un aviso.»

• Si no coincide con el inicio del libro, la versión muestra un aviso para quien aprueba: la dinámica rige desde una fecha y el libro inicia en otra, y lo asentado antes conserva sus cuentas. Si la versión cambia la cartera o las obligaciones, los pagos no cancelarán esos saldos.
• Para activar, una versión aprobada por una persona debe regir desde el inicio del libro.
• Al aprobar, Faacil la rechaza si algún periodo cerrado termina en esa fecha o después.
• Con «Rige desde» en el día de corte, la versión se puede aprobar antes, pero la contabilidad solo se puede activar desde ese día: para activar debe regir hoy una versión aprobada por una persona.

Revisar reglas, caja y bancos, series y cobertura

El editor muestra una sección por tipo de documento, la caja y los bancos y las series de comprobante. Cuando cambies algo, pulsa GUARDAR; mientras haya cambios sin guardar verás «Cambios sin guardar».

Revisa la tarjeta «COBERTURA»: elige el rango en Documentos de los últimos (1, 3, 6 o 12 meses) y pulsa CALCULAR COBERTURA. Simula los documentos recientes con esta versión, sin asentar nada, y dice cuáles quedarían sin regla, sin cuenta o sin tercero. Se calcula con lo guardado, no con los cambios pendientes.

Al pie, «LO QUE DECLARA ESTA VERSIÓN» resume «Reglas habilitadas», «Cuentas de caja y bancos», «Series de comprobante», «Problemas que impiden enviar» y «Avisos para quien aprueba». El botón DIFERENCIAS Y BITÁCORA compara la versión con la que rige y muestra su historia.

Enviar a aprobación

Toda versión pasa por aquí: un borrador nunca se aprueba directamente, aunque no tenga cambios.

1. Revisa la nota del pie. Debe decir «Sin problemas: se puede enviar a aprobación.» Si dice «Guarda los cambios antes de enviar a aprobación.» o «Resuelve los N problemas marcados en rojo para poder enviarla.», hazlo primero.
2. Pulsa ENVIAR A APROBACIÓN.
3. Confirma el diálogo «Enviar a aprobación»: «La versión queda congelada hasta que otra persona la apruebe o la rechace con una nota. Quien la envía no puede aprobarla.» Pulsa ENVIAR.

Faacil responde «La versión quedó pendiente de aprobación.» y la versión pasa a «Por aprobar».

Aprobar o rechazar la versión

1. En «VERSIONES», abre con VER la versión «Por aprobar».
2. Revisa cuenta por cuenta las reglas de cada tipo de documento, la caja y los bancos, las series, la «COBERTURA» y DIFERENCIAS Y BITÁCORA. Lee los avisos de arriba, sobre todo si «Rige desde» no coincide con el inicio del libro.
3. Decide:
   • Para aprobar, pulsa APROBAR. El diálogo «Aprobar la dinámica» dice: «Desde su fecha de vigencia, los documentos nuevos se contabilizan con estas reglas. Una versión aprobada no cambia. Puedes dejar una nota para la bitácora.» Escribe la Nota (opcional) y pulsa APROBAR. Faacil responde «La versión quedó aprobada.»
   • Para devolverla, pulsa RECHAZAR. En «Rechazar la dinámica» escribe Qué hay que corregir, que es obligatorio, y pulsa RECHAZAR. La versión vuelve a borrador con tu nota: quien la preparó la corrige y la envía de nuevo.

Quien tiene el permiso de aprobar también puede DESCARTAR un borrador o RETIRAR una versión aprobada, siempre con motivo. Una versión aprobada solo se retira si no sustenta asientos y otra aprobada rige desde la misma fecha o antes.

Quién puede aprobar

Aprueba quien tiene el permiso «Aprobar la dinámica contable» y no participó en esa versión: no la creó, no la editó —nombre, vigencia, reglas, caja y bancos o series— ni la envió. Para quien participó, Faacil no muestra APROBAR y la versión dice «Espera la aprobación de otra persona: quien la creó, editó o envió no la aprueba.» Si lo intenta por otra vía, sale «La aprueba otra persona».

La excepción es el administrador de la empresa: Faacil le permite aprobar una versión que él mismo preparó. Aun así, lo recomendable es que la apruebe otra persona.

Si Faacil no deja aprobar

Si una importación del plan de cuentas cambió cuentas de la versión después del envío, no aparece APROBAR y la versión dice «No se aprueba: sus cuentas cambiaron después de enviarla. Se rechaza para revisarlas y se envía de nuevo.» Pulsa RECHAZAR con el motivo; quien la preparó revisa las cuentas y la envía de nuevo.

Una versión aprobada no cambia

La versión aprobada dice «Aprobada: no cambia. Para modificarla, crea otra versión.» Para cambiar una regla, una cuenta o la fecha:

1. Crea otra versión con NUEVA VERSIÓN, clonada de la aprobada.
2. Ajusta lo que cambia y fija su Rige desde.
3. Envíala a aprobación y que la apruebe una persona que no la preparó.

Cada documento se contabiliza con la versión aprobada que rige en su fecha. Con la contabilidad activa, la nueva versión solo se aprueba si cubre todos los documentos de los últimos tres meses.

Encender la contabilización automática

Después de aprobar la versión, ve a Contabilidad › Catálogos y reglas › Ajustes de contabilidad y revisa en la tarjeta «CÓMO CONTABILIZA» el interruptor Contabilizar al emitir: «Cada factura, recibo, egreso o nota se asienta en cuanto se emite. Apagado, solo se asienta lo que reconstruyas a mano.» Viene encendido. Si alguien lo apagó durante el cambio de software, enciéndelo y pulsa GUARDAR al final de la página. Lo cambia quien tiene Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad», o el administrador de la empresa. Se guarda también con la contabilidad apagada. Sin ese acceso, el interruptor aparece inactivo y la página dice «Puedes ver cómo está configurada la contabilidad. Cambiarla exige el permiso de cierre contable.»

Mientras la contabilidad está apagada, este interruptor no asienta nada: empieza a contar cuando la activas, y la activación no lo cambia.

• Encendido: con la contabilidad activa, cada documento se asienta al emitirse.
• Apagado: la contabilidad activa valida cada documento al emitirlo, pero no lo asienta. Queda en «Sin comprobante» hasta que reconstruyas, y el aviso dice «La contabilización automática está apagada: los documentos se validan al emitir y quedan en pendientes.»

Contabilizar lo pendiente antes de activar

Aviso: la pantalla dice otra cosa. El detalle de un documento en «Pendiente de activación» dice «Se contabiliza cuando se active la contabilidad.». No es así: lo contabiliza RECONSTRUIR, y la activación se bloquea mientras quede alguno. El orden es aprobar la dinámica › encender la contabilización automática › reconstruir › revisar › activar.

Activar no contabiliza nada. Mientras la contabilidad está apagada, los documentos que emites desde el inicio del libro no entran a los libros: mientras no rija una dinámica aprobada para su fecha, aparecen en «Pendientes de activación». En su detalle, la tarjeta «CONTABILIZACIÓN» dice «Contabilidad no activa» mientras la contabilidad esté apagada; el estado «Pendiente de activación» solo aparece con la contabilidad encendida. Si al activar queda alguno sin comprobante, la activación se bloquea.

Por eso, después de aprobar la versión y encender la contabilización automática, y antes de revisar y activar:

1. Ve a Contabilidad › Libros › Qué le falta a la contabilidad.
2. Cambia el rango de fechas, que abre en el mes en curso: desde el inicio del libro hasta hoy.
3. Pulsa RECONSTRUIR y confirma «Reconstruir el histórico del rango» con RECONSTRUIR. Se asienta lo que no tenga comprobante; repetirlo no duplica nada, porque lo que ya tiene comprobante se salta. Funciona con la contabilidad apagada.
4. Lee el resultado: «Se revisaron N documentos: N contabilizados…».
5. Revisa los chips:
   • Pendientes de activación: debe desaparecer. Si el resultado dice que algunos «esperan a que se apruebe la dinámica de la empresa», la versión aprobada no rige para esas fechas: revisa su «Rige desde».
   • Sin comprobante: debe quedar en cero.
   • Fallos: corrige la causa de cada uno, por ejemplo el tercero, y reconstruye otra vez. Un documento que falló tampoco tiene comprobante y bloquea la activación.

Si se siguen emitiendo documentos antes de activar, reconstruye otra vez justo antes de ACTIVAR CONTABILIDAD. La bandeja se explica en Comprobantes, asientos y pendientes.

Revisar antes de activar

Con lo pendiente ya asentado, haz la revisión completa de la apertura: compara el balance de prueba, el auxiliar por tercero y la cartera con los informes del software anterior, y deja en cero las bandejas de «Qué le falta a la contabilidad». Cómo hacerlo está en Revisar la apertura.

Revisa antes de activar porque, una vez activa, cada documento se asienta al emitirse y rige el modo estricto: conviene que la apertura ya cuadre. Si mientras revisas se emiten documentos, reconstruye otra vez antes de activar.

Activar la contabilidad

Aviso: la pantalla dice otra cosa. La guía «Contabilidad» dentro de la app dice que activar «solo hace una cosa: que cada documento nuevo entre a los libros sin reconstruir» y manda a «Contabilidad activa», que ya no existe. Activar también enciende el modo estricto: un documento que la dinámica aprobada no cubre no se emite. Que cada documento se asiente al emitirse depende de Contabilizar al emitir. La activación está en Contabilidad › Catálogos y reglas › Ajustes de contabilidad, tarjeta «ACTIVACIÓN», y va al final: aprobar la dinámica › encender la contabilización automática › reconstruir › revisar › activar.

Ve a Contabilidad › Catálogos y reglas › Ajustes de contabilidad. La primera tarjeta es «ACTIVACIÓN»: «Cuándo la contabilidad registra lo que emites y exige que cada documento tenga su regla.» Junto al título muestra la etapa —«Apagada», «En transición» o «Activa»— y debajo, la Dinámica que rige, su Rige desde y quién la aprobó.

Evaluar

Pulsa EVALUAR (VOLVER A EVALUAR después de la primera vez). La ayuda del botón, que se ve al pasar el cursor o al mantenerlo pulsado, dice: «Evaluar revisa los documentos de los últimos 3 meses con la dinámica que rige. Tarda un poco y no cambia nada.» Esos 3 meses van desde el primer día del mes de hace dos meses hasta hoy e incluyen los documentos anteriores al día de corte. El botón aparece cuando rige alguna versión.

El resultado muestra cuántos documentos quedan sin cubrir y por qué. Esa cifra no garantiza la activación: al activar, Faacil vuelve a medir.

Lo que se exige

Estas comprobaciones deben cumplirse todas. Cada fila trae el mensaje con el dato de tu empresa:

La fila de cobertura siempre se ve sin medir, con el reloj de arena y el texto «La cobertura se mide al evaluar la dinámica y al activar.» (si no rige una versión aprobada por una persona, dice «La cobertura se mide con una dinámica aprobada por una persona.»). Eso no desactiva el botón de activar: Faacil la mide de nuevo al confirmar. El resultado de EVALUAR aparece debajo, con «Documentos medidos» y «Quedarían cubiertos».

Para tener en cuenta

Estos avisos no bloquean. Los que no se cumplen vuelven a aparecer al confirmar, bajo «Antes de confirmar, ten en cuenta:»:

Activar y confirmar

Antes de activar, confírmalo con tu contadora. Con la contabilidad activa, una factura que la dinámica aprobada no cubre no se expide hasta que se complete la dinámica, y la factura se expide al momento de efectuarse la operación (Estatuto Tributario, art. 615; Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.1.3.1).

1. Pulsa ACTIVAR CONTABILIDAD. Se habilita cuando ninguna comprobación de «LO QUE SE EXIGE» falla.
2. Lee el diálogo «Activar la contabilidad»: «Desde ahora cada factura, cuenta de cobro, recibo, egreso o nota se contabiliza al emitirse, y un documento al que no le alcance la dinámica aprobada no se emite: el mensaje dice qué falta.» Debajo están los avisos pendientes y la nota «Al confirmar se vuelve a medir la cobertura de los últimos 3 meses. Si algún documento no queda cubierto, no se activa y verás por qué.»
3. Pulsa ACTIVAR y espera: Faacil vuelve a medir la cobertura y puede tardar un poco.
4. Faacil responde «La contabilidad quedó activa: desde ahora un documento sin una dinámica aprobada que lo cubra no se emite.» La etapa pasa a «Activa» y la bitácora de la versión registra «Se activó la contabilidad con esta versión».

Si la activación se rechaza

Sale «Todavía no se puede activar la contabilidad» con la lista de lo que falta. No se activó nada: resuelve cada punto, pulsa EVALUAR o VOLVER A EVALUAR y activa de nuevo.

Si la causa es «La dinámica cambió mientras se medía», otra versión empezó a regir durante la medición: evalúa de nuevo antes de activar.

Qué cambia con la contabilidad activa

• Cada documento se contabiliza al emitirse, si «Contabilizar al emitir» está encendido.
• Un documento que la dinámica aprobada no cubre no se emite. Sale «Falta definir cómo se contabiliza este documento»: «Este documento no se puede emitir: falta su contabilización en la dinámica aprobada.», con la sugerencia «Usa un concepto del catálogo o pide a la contadora completar la dinámica.» No se emite nada ni se gasta ningún consecutivo. Quien administra la contabilidad completa la dinámica en una versión nueva y se vuelve a emitir. La nota crédito que corrige una factura sí se emite.
• Una versión nueva solo se aprueba si cubre todos los documentos de los últimos tres meses.
• La versión que rige no se retira sin otra aprobada por una persona que la reemplace: «Debe seguir rigiendo una dinámica aprobada».
• Una cuenta que usa la dinámica aprobada no se inhabilita ni se cambia de forma que detenga la emisión: «La dinámica aprobada usa esa cuenta». Primero se aprueba una versión que use otra cuenta.

Las tres etapas de la contabilidad

Una empresa nueva en la contabilidad parte de «Apagada». «En transición» solo aparece en empresas que ya tenían la contabilidad encendida antes del modo estricto: ahí el botón dice ACTIVAR MODO ESTRICTO y su confirmación avisa que lo ya emitido no cambia.

Apagar la contabilidad en una emergencia

Con la contabilidad activa, la tarjeta «ACTIVACIÓN» ofrece APAGAR LA CONTABILIDAD:

1. Pulsa APAGAR LA CONTABILIDAD.
2. Lee el diálogo: «Es para una emergencia. Desde ese momento los documentos se emiten sin revisar la dinámica y dejan de contabilizarse; quedan pendientes y se asientan al reconstruir. Para volver a activar hay que evaluar de nuevo.»
3. Escribe el Motivo (queda en la bitácora), obligatorio, de hasta 500 caracteres, y pulsa APAGAR.

Faacil responde «La contabilidad quedó apagada. Lo que se emita desde ahora queda pendiente de contabilizar.» El motivo queda en DIFERENCIAS Y BITÁCORA de la versión que rige, como «Se apagó la contabilidad». Para volver a activar: reconstruye lo pendiente, evalúa y activa como se explica arriba.

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