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El último mes en el software anterior

Deja el último mes completo en el software anterior y exporta los archivos que Faacil necesita para el saldo inicial y el histórico.

Qué se hace en el último mes

El último mes en el software anterior es el mes anterior al día de corte. Durante ese mes Faacil puede estar facturando ya una parte de tus contratos, o todos, pero la contabilidad de ese mes es solo la del software anterior: Faacil no asienta nada con fecha contable anterior al inicio del libro. Este capítulo cubre tres tareas:

1. Registrar en el software anterior lo que Faacil emitió en el mes.
2. Cerrar el mes en el software anterior.
3. Exportar los archivos que Faacil necesita para el saldo inicial y el histórico.

El plan completo está en Cambiar de software: el plan del corte. Los ejemplos usan un día de corte sintético, el 1 de julio, que es también el inicio del libro; el último día antes del corte, el 30 de junio, es el último que se lleva en el software anterior.

Quién hace cada tarea

• La contadora registra los comprobantes, cierra el mes y exporta los archivos en el software anterior.
• Para exportar desde Faacil lo que se emitió hace falta acceso al módulo de cada tipo de documento en Cartera y cobros. La plantilla «Contador/a» no incluye esos módulos: el administrador puede agregárselos en «Solo ver» después de aplicarla, o exportar por ella. Ver Accesos de la contadora y de quien aprueba.
• Quien factura sigue emitiendo en Faacil como siempre.

Registrar en el software anterior lo que Faacil emitió

Lo que Faacil facturó, recaudó y pagó en el último mes tiene que estar en los libros del software anterior, porque en Faacil ese mes no se contabiliza: llega después como parte del saldo inicial.

Qué se registra y qué no

• Se registra cada factura, cuenta de cobro, recibo de caja, egreso y nota de ajuste vigente que Faacil emitió en el mes, como un comprobante de contabilidad del software anterior, salvo el egreso programado del punto siguiente.
• El egreso programado con pago desde el día de corte no se registra. Un egreso programado entra a la contabilidad en su fecha de pago, que puede ser hasta 7 días después de la emisión, y no en la de emisión. Si lo emitiste en los últimos días del mes con fecha de pago desde el día de corte, Faacil lo asienta en su propio libro en esa fecha: registrarlo también en el software anterior lo contaría dos veces. El filtro y el archivo exportado usan la emisión, y el archivo no trae la fecha de pago: mírala en la columna «Fechas» de Egresos, que muestra «Pago:» debajo de la emisión.
• Nunca vuelvas a crear en el software anterior la factura, la nota o el egreso que Faacil ya emitió. Si el documento es electrónico, la DIAN lo recibiría dos veces, y el mismo hecho quedaría con dos documentos. Un documento vive en un solo programa.
• Los anulados no se registran.

Sacar de Faacil lo emitido en el mes

Próximamente. Faacil exportará los asientos de lo que emitió para registrarlos en otro software sin armarlos a mano. Mientras tanto, usa la exportación de Registros y el detalle de cada documento, como se explica en esta sección.

Hoy cada tipo de documento se exporta desde su listado:

1. En Cartera y cobros, abre Facturas, Cuentas de cobro, Recibos de caja, Egresos o Notas de ajuste.
2. Deja vacío el buscador de la tabla y, si la tabla muestra la tira de estados, elige «Todos»: la exportación también los aplica.
3. Pulsa Filtros. Se abre «FILTROS DE LA TABLA»: «Deciden qué filas se listan y se exportan.» Si aparece «Medio de pago», déjalo en «Todos los medios».
4. En «Fecha de emisión», elige «Mes anterior», «Este mes» o «Elegir rango…» para el rango exacto.
5. Si quieres ver los anulados en el archivo para saber cuáles no registrar, activa «Ver anulados». Sin esa opción, los anulados quedan fuera de la tabla y de la exportación.
6. Pulsa LISTO.
7. Pulsa Exportar › Excel.

Faacil confirma «Se exportaron N registros.». Si no hay nada en el rango, dice «No hay registros que exportar con el filtro aplicado.»; amplía el rango. Si dice «Ya hay una exportación en curso.», espera a que termine.

Qué trae el archivo. Todo lo que cumple el filtro, no solo la página que ves, hasta 5.000 filas. Si el mensaje dice «Se exportaron 5000 registros.», el archivo puede estar incompleto: Faacil corta en 5.000 filas sin avisar. Exporta otra vez por tramos más cortos con «Elegir rango…» (por ejemplo, por quincenas) hasta que cada archivo traiga menos de 5.000.

El archivo se llama con el tipo de documento y el día en que exportas, no el periodo filtrado: por ejemplo, Facturación_2026-07-02.xlsx, Cuentas_de_Cobros_…, Recibos_de_Caja_…, Pagos_… para los egresos y Notas_de_Ajuste_….

Qué no trae. Cuentas contables, retenciones, dígito de verificación, número de contrato ni base de retención. La contadora asigna las cuentas al registrar. Para las retenciones y, en mandato, la parte de cada propietario, consulta cada documento en Faacil: su detalle y su PDF las traen.

En Egresos hay además un ícono, «Relación bancaria para pagar desde el portal del banco», que genera la hoja «Dispersión» con el beneficiario, su identificación y sus datos bancarios.

Lo que no sirve para este mes

• Contabilidad › Libros › Detalle de movimientos da una fila por línea contable, con las columnas del informe de movimientos del software anterior, y exporta PDF, Excel y CSV. Pero solo lista asientos del libro de Faacil, y un documento anterior al inicio del libro no tiene asiento: sale «Sin movimientos con esos filtros».
• La tarjeta «CONTABILIZACIÓN» de un documento, que ve quien tiene el módulo Contabilidad, dice «Contabilidad no activa» o «Anterior al inicio del libro»: no hay asiento que copiar.
• VER CONTABILIZACIÓN, en el formulario, muestra cómo quedaría contabilizado un documento antes de emitirlo, y solo aparece con la contabilidad encendida y una dinámica aprobada por una persona que rija hoy: durante el último mes, con la contabilidad apagada, no aparece. Es orientativa y no da el asiento de un documento ya emitido.

Registrar cada documento como comprobante de contabilidad

1. Crea en el software anterior un comprobante de contabilidad por cada documento de Faacil, con su fecha, sus valores y las cuentas que decida la contadora. Citar en el detalle el número del documento de Faacil ayuda a encontrarlo después.
2. Tercero: usa el mismo número de documento que tiene el cliente en Faacil. Faacil no exporta el dígito de verificación: tómalo del RUT. Si el tercero no existe en el software anterior, créalo con ese mismo documento.
3. Por qué importa el documento. Al cargar el saldo inicial, Faacil cruza cada tercero por su documento exacto contra los clientes. Si en el software anterior el mismo tercero queda con otro documento, su saldo se parte en dos. Un documento que no es de un cliente se conserva con el nombre del archivo, con el aviso «Un tercero no está en tus clientes»; Faacil no crea clientes.

El contrato en el detalle del comprobante

En las cuentas que tu empresa lleva por tercero y contrato, el saldo inicial se arma por cuenta, tercero y contrato. Faacil toma el contrato del campo «Detalle» de cada línea del detalle de movimientos:

• Busca la palabra «contrato» seguida de un número, sin distinguir mayúsculas. Un sufijo como «-2» después del número se ignora. Si hay varios, usa el último.
• Entiende ese número como el número del contrato en el software anterior. Así, el saldo de tu comprobante se suma al resto del saldo de ese contrato y recibe la misma decisión de contrato que tomes al cargar el saldo inicial.
• También lee un periodo escrito como «De 01-jun-2026 a 30-jun-2026», con el mes abreviado en español (ene a dic). En el saldo inicial solo usa el contrato; el periodo lo usa en los comprobantes que se importan desde el inicio del libro, para cruzarlos con lo que Faacil emitió.
• El detalle de cada línea admite hasta 300 caracteres.

Un detalle sintético que Faacil entiende: «Factura 123 de Faacil · De 01-jun-2026 a 30-jun-2026 · contrato 45».

Si el contrato solo existe en Faacil y no tiene número en el software anterior, no escribas el número de Faacil: podría coincidir con el de otro contrato del software anterior. Déjalo sin número. Ese saldo llega como saldo sin contrato, y su contrato se elige en el paso «Terceros y contratos» del saldo inicial. Ver Importar el saldo inicial.

Pagos del mes: en el programa donde nació la factura

• El recibo de una factura de Faacil se hace en Faacil, y después se registra en el software anterior como cualquier otro documento de Faacil.
• El recibo de una factura del software anterior se hace en el software anterior.
• Lo mismo con los egresos a propietarios: el de un ciclo que facturó Faacil, en Faacil; el de un ciclo que llevó el software anterior, en él.

Si anulas en Faacil un documento del mes

Faacil no asienta la anulación de un documento anterior al inicio del libro. Si ya lo registraste en el software anterior, registra también su anulación allí mientras el mes siga abierto. Si el mes ya está cerrado y el saldo inicial cargado, su efecto se corrige con un comprobante manual en Faacil, como lo decida tu contadora. Ver Comprobantes, asientos y pendientes.

Revisar que ningún ciclo se facture dos veces

Faacil no cruza los documentos anteriores al inicio del libro con los del software anterior: la tarjeta «CRUCES DE LO YA IMPORTADO» solo revisa lo cargado al libro desde el inicio del libro. Revisa a mano, por contrato y mes, que ningún ciclo se haya facturado en los dos programas. Si pasó, uno de los dos documentos sobra: decide con tu contadora cuál se anula y en qué programa.

Cerrar el mes en el software anterior

El mes se cierra en los primeros días desde el día de corte, no antes: hasta su último día hay recaudos, pagos y movimientos de banco, la autorretención se calcula sobre el mes completo y la conciliación necesita el extracto del mes.

Lo que se registra al cierre

• Lo que Faacil emitió en el mes, como se explica arriba.
• La autorretención del mes.
• Las provisiones, la depreciación y los gastos causados.
• Los demás ajustes que decida tu contadora.

Corregir los comprobantes descuadrados

Un solo comprobante descuadrado detiene el saldo inicial. Faacil lo muestra con el aviso «Un documento … está descuadrado», con el nombre del software anterior, y cita el documento por su identificador en ese software. Revisa toda la historia, no solo el último mes: cuenta cualquier documento no anulado con fecha hasta el último día antes del corte que:

• venga marcado como descuadrado («Descuadrado» en SI);
• tenga débitos distintos de sus créditos; o
• tenga una línea sin cuenta.

Corrígelo en el software anterior y exporta de nuevo.

Arqueo de caja y conciliación bancaria al cierre

Haz el arqueo de caja y la conciliación de cada cuenta bancaria al último día del mes. Al cargar el saldo inicial, Faacil abre un pendiente por cada cuenta de caja o bancos con saldo, «Caja o bancos · cuenta N», y pide:

• «Referencia del arqueo o conciliación»;
• «Qué respalda»: «Quién lo hizo, qué fecha y qué cubre».

Con los dos campos llenos se pulsa GUARDAR RESPALDO. Faacil guarda esa referencia escrita, no la firma. Si no tienes el respaldo, puedes elegir una «CUENTA DE ESPERA (OPCIONAL)»: ese saldo se carga allí y la apertura queda incompleta. Sin respaldo ni cuenta de espera, no se carga nada: «Mientras haya un pendiente abierto no se puede aplicar.» Ver Importar el saldo inicial.

Después del cierre

No registres nada más en el software anterior con fecha anterior al corte. Si lo haces, hay que exportar de nuevo los archivos y, si el saldo inicial ya está cargado, reversarlo y cargarlo otra vez: Faacil no lo recalcula solo.

Exportar los archivos que pide Faacil

Faacil lee los informes que exporta el software anterior, siempre que sea el que nombra el botón IMPORTAR DESDE en Contabilidad › Catálogos y reglas › Importar de otro software. Las rutas y los filtros dentro del software anterior dependen de ese programa; aquí se describe qué debe traer cada informe.

Los cuatro últimos son los informes de contratos: se suben hasta cuatro. Sin ellos, Faacil no puede proponer el contrato por el código del inmueble.

Ejemplo sintético con día de corte el 1 de julio de 2026: el detalle va de la fecha del primer movimiento al 2026-06-30, y el balance, del 2026-01-01 al 2026-06-30.

Columnas y formato de cada archivo

Los nombres de las columnas deben ser exactos. En el detalle, el balance y los informes de contratos el orden no importa; en el auxiliar general, sí.

• Detalle de movimientos: ID. Doc, ID. Det, Cod. Cuenta, Nro. Comprobante, Tipo de Comprobante, Fecha, Documento Tercero, Nombre Tercero, Anulado, Detalle, Débito, Crédito, Descuadrado y Tipo de Tercero.
  • En UTF-8, con o sin BOM; si no, «El archivo no es UTF-8.». El separador puede ser punto y coma o coma.
  • Fechas como aaaa-mm-dd. «Anulado» y «Descuadrado» en SI o NO.
  • Importes siempre con la forma $1,234.56, también el cero ($0.00): un importe vacío o con guion hace rechazar el archivo.
  • En Cod. Cuenta, Documento Tercero, Nombre Tercero y Detalle, un guion (-) significa sin dato. En el saldo inicial, una línea sin cuenta deja su documento como descuadrado.
  • Todas las líneas de un mismo documento deben coincidir en tipo, número, fecha, anulado y descuadrado.
• Balance de prueba: Cuenta, Saldo Anterior, Débito, Crédito y Saldo Actual. Faacil lee la primera hoja que tenga filas, y el encabezado debe ser su primera fila con datos: si el informe trae un título encima, quítalo. Los importes deben ser celdas numéricas o vacías (vacía vale cero). La fila TOTAL se ignora; cualquier otra fila sin un código de cuenta numérico, o con una cuenta repetida, hace rechazar el archivo.
• Auxiliar general: Código, Cuenta, Saldo Anterior, Débitos, Créditos, Saldo Actual y Base Retención, con coma decimal. Súbelo tal como lo exporta el software anterior, con las columnas en este orden y sin reordenarlas. Cada fila empieza por un código de cuenta, por «*» (tercero) o por una fecha aaaa-mm-dd; cualquier otra fila (títulos, subtotales) hace rechazar el archivo.
• Informes de contratos: Faacil reconoce cada uno por su encabezado. El encabezado debe ser la primera fila con datos: si el informe trae un título encima, quítalo.
  • Las carteras traen Nro. Factura, Saldo Pendiente, Contrato, Documento Inquilino y Documento Propietario. Si «Documento Inquilino» va antes, es la de inquilinos; si no, la de propietarios.
  • El certificado trae Contrato, Propiedad, Documento Propietario y Documento Inquilino.
  • Los pagos pendientes traen Nro. Documento, Contrato y Propiedad.
  • Cada fila debe traer el número del contrato. Una fila de totales o de título sin contrato hace rechazar el archivo: quítala antes de subirlo.
  • Con otro encabezado: «El archivo no es un índice de contratos reconocido: certificado tributario, pagos pendientes a propietarios o cartera.»

Cada archivo admite hasta 20 MB y 200.000 filas. Si el detalle del saldo inicial pasa de 200.000 filas («El archivo tiene más de 200000 filas.»), expórtalo desde el comprobante de saldos iniciales del software anterior, si lo tiene, en lugar de desde el primer movimiento. Para el histórico, importa el periodo en rangos más cortos: ver Importar movimientos del software anterior.

Cómo nombrar los archivos

Faacil lee el rango en el nombre de solo dos archivos:

• el balance de prueba, al cargar el saldo inicial y al compararlo después contra el libro;
• el detalle de movimientos, cuando lo importas como movimientos.

El nombre del detalle en el saldo inicial, el del auxiliar y el de los informes de contratos no se leen.

La regla del nombre:

• Debe terminar, justo antes de la extensión, en la fecha inicial y la final, con formato aaaa-mm-dd, unidas por _a_.
• Si exportas el mismo informe otra vez, puedes agregar _r2, _r3… entre la fecha final y la extensión. Nada más puede ir ahí: …_a_2026-06-30_final.xlsx no se reconoce.
• Lo que va antes del rango es libre: no hace falta numerar los archivos ni usar un prefijo.
• Ejemplos sintéticos: balance_prueba_2026-01-01_a_2026-06-30.xlsx, detalle_movimientos_2025-01-01_a_2026-06-30.csv y detalle_movimientos_2025-01-01_a_2026-06-30_r2.csv.

Si el nombre no trae el rango, escribe las fechas en «Desde (opcional)» y «Hasta (opcional)». Faacil las usa, pero el rango queda declarado, no verificado: el saldo inicial avisa «Las fechas del archivo las declaraste tú». En la importación de movimientos, sin rango en el nombre ni en esos campos, Faacil no simula: responde «Las fechas o la confirmación no llegaron completas al servidor. No se guardó nada: simula de nuevo.». Escribe las dos fechas o renombra el archivo con su rango. Si el nombre trae un rango, ese gana sobre las fechas que escribas.

Qué comprueba Faacil con esos archivos

Al cargar el saldo inicial, elegir los archivos no cambia nada: «Elegir los archivos solo los lee: los libros no cambian hasta el último paso.» La simulación hace estas comprobaciones:

Faacil no comprueba por separado que el balance de prueba cuadre ni que el detalle y el balance terminen el mismo día: eso lo cubren las comprobaciones de la tabla. El asistente completo está en Importar el saldo inicial.

La retención en la fuente del último mes

La retención en la fuente (formulario 350) del último mes se prepara con los libros del software anterior y se presenta en la DIAN. Faacil prepara el borrador solo desde el mes del inicio del libro: con un mes anterior responde «El libro empieza el …: antes de esa fecha no hay movimientos que declarar.» Ver Retención en la fuente F350.

Si tu software anterior es otro

Si el software anterior no es el que nombra el botón IMPORTAR DESDE, sus archivos no se importan: Faacil responde, por ejemplo, «Al archivo le faltan las columnas: …». Igual registras lo que Faacil emitió y cierras el mes en el software anterior. El saldo inicial se carga a mano en Contabilidad › Periodos y cierre › Saldos de apertura y el histórico no se importa. Ver Si vienes de otro software: carga manual.

Tampoco se importan los comprobantes que sigan saliendo de ese programa (nómina, cobros y pagos de sus facturas): regístralos en Faacil con ASIENTO MANUAL en Contabilidad › Libros › Comprobantes contables. Ver Comprobantes, asientos y pendientes.

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