Contabilidad

Retención en la fuente (F350)

Preparar en Faacil el borrador de la declaración de retención en la fuente; la contadora la presenta ante la DIAN.

Antes de empezar

Contabilidad e informes › Contabilidad › Obligaciones DIAN › Retención en la fuente (F350) arma, desde el libro de tu empresa, el borrador mensual de la declaración de retenciones en la fuente (formulario 350): sus renglones, su soporte por tercero y por documento y su cuadre con las cuentas 2365 y 2367.

Faacil prepara el borrador; tu contadora presenta el formulario. La pantalla lo recuerda con el chip «Borrador: no se presenta a la DIAN». Faacil no firma, no presenta ni paga nada ante la DIAN: tu contadora llena y presenta el formulario en el portal de la DIAN con las cifras que revisó aquí, y después deja la constancia en Faacil con MARCAR COMO PRESENTADO. Este borrador es solo del formulario 350, la declaración mensual de retenciones en la fuente (Estatuto Tributario, art. 606).

Antes de revisar un mes, deja su libro completo:

• los documentos del mes contabilizados, sin pendientes ni fallos en Qué le falta a la contabilidad;
• lo que importes del software anterior para ese mes, en Importar movimientos del software anterior;
• los asientos de causación del mes, como la autorretención, en Cierre del mes;
• para marcarlo como presentado, el periodo contable del mes cerrado (cerrarlo pide el permiso de cierre) y una versión del mapeo fiscal guardada.

Abrir el borrador del mes

La sección abre en el mes anterior al actual. En PERIODO Y ESTADO eliges Mes y Año (el año en curso y los dos anteriores). Debajo aparecen tres chips: el estado del borrador, el del periodo contable («Periodo abierto» o «Periodo cerrado») y el mapeo con que se armó («Mapeo por defecto» o «Mapeo versión N»).

Si el mes no tiene operaciones sujetas a retención, aparece un aviso que empieza «El mes no tiene operaciones sujetas a retención…». Si debes presentar o no ese mes, lo decide tu contadora. Si ya se marcó, la tarjeta «Mes marcado como presentado» dice quién lo marcó, la fecha de presentación, el número del formulario si se anotó y que Faacil no envió nada a la DIAN.

Después vienen las secciones, en este orden:

1. QUÉ FALTA, si hay pendientes o avisos.
2. RETENCIONES A TÍTULO DE RENTA.
3. AUTORRETENCIÓN ESPECIAL DE RENTA, con la casilla 27 de actividad económica, que sale de la configuración DIAN de la empresa.
4. IVA Y TIMBRE.
5. CUADRE CON EL BALANCE.
6. COBERTURA DE LA IMPORTACIÓN, si tu empresa tiene importaciones de movimientos aplicadas.
7. FUERA DEL FORMULARIO 350, si hay movimientos que no se declaran aquí.
8. SOPORTE.
9. TOTALES DEL FORMULARIO.

Leer los renglones y los totales

Cada concepto muestra su base y su retención en la columna de persona jurídica o de persona natural del beneficiario, con el número de casilla. IVA y timbre van en una sola columna, sin base. Si parte de la retención se practicó a nombre de un propietario, el renglón dice «Como mandatario: $…». Pulsa una cifra para ver el soporte de esa casilla ya filtrado.

• Aproximación. Cada casilla se aproxima al millar más cercano: una fracción de $500 o más sube al millar siguiente. Los totales se suman con las casillas ya aproximadas. El impuesto de timbre menor de $1.000 no se aproxima. El cuadre usa las cifras exactas.
• Tipo de persona. El formulario separa jurídicas y naturales. Si no se sabe qué es el beneficiario de un concepto de dos columnas, su retención queda sin ubicar: cuenta en el cuadre pero en ninguna casilla, y el mes queda bloqueado hasta que alguien clasifique al tercero.

TOTALES DEL FORMULARIO trae las casillas que se llenan en el portal de la DIAN:

Faacil limita las reducciones de las casillas 129 y 133 a lo practicado de su impuesto en el mes, y el sobrante pasa al mes siguiente solo si este mes queda marcado como presentado: cada mes toma el arrastre únicamente de la marca del mes inmediatamente anterior. En IVA, el exceso se aplica en el mes de origen y en los dos siguientes; después aparece «Un exceso de IVA retenido ya no se puede aplicar». Confirma con tu contadora que esa regla aplica a tu caso. Un mes sin operaciones que no se marca corta el arrastre: si quieres conservarlo, tu contadora decide si marca ese mes. Si debe ir alguna sanción, la calcula y la presenta tu contadora.

FUERA DEL FORMULARIO 350 lista el movimiento de cuentas que no se declara aquí: lo que le practicaron a la empresa, lo que los arrendatarios practicaron a los propietarios y la ReteICA.

Resolver lo que falta

QUÉ FALTA pone primero los pendientes que bloquean: mientras existan, no se puede marcar el mes. Cada tarjeta trae su título, el detalle con la cuenta y el valor, qué hacer y, cuando se resuelve desde aquí, un botón. Los botones que cambian una decisión solo los ve quien tiene Contabilidad en «Ver y editar».

Bloquean el mes

Avisos

REVISAR DOCUMENTO, ACEPTAR BASE y CLASIFICAR MOVIMIENTO no deciden nada por sí solos: abren el soporte Por documento filtrado en la cuenta y el tercero del aviso, y la decisión se toma en la línea (Tomar las decisiones de la contadora). CLASIFICAR MOVIMIENTO deja además solo las líneas «Sin explicar»: si la línea del aviso no aparece, como en un pago con caja o bancos a un tercero que no es la DIAN, cambia Qué se hizo con la línea a «Pago de la declaración».

Cuadrar con las cuentas 2365 y 2367

CUADRE CON EL BALANCE comprueba que el borrador explica todo lo que se movió en las cuentas de control, 2365 y 2367, contra el balance de prueba del mes. Su chip dice «Cuadra» o «No cuadra».

Por cada cuenta de control verás Saldo inicial, Débitos del mes, Créditos del mes, Saldo final del balance, Diferencia del movimiento y Diferencia del saldo final. Ver por cuenta abre cada cuenta auxiliar con lo que el borrador explicó:

• Retención practicada y Reducción de meses anteriores;
• Pagos de la declaración y Corrección de saldo;
• Sin explicar y Cuenta sin concepto, que además salen como pendientes en QUÉ FALTA;
• Movimiento del libro y la Diferencia.

Lo practicado menos lo reducido debe igualar el movimiento del libro más lo pagado, lo corregido y lo que sigue sin explicar, menos lo que cayó en una cuenta sin concepto. El cuadre usa valores exactos, antes de aproximar; lo que se pierde al aproximar aparece aparte en «Diferencia por aproximar al millar» y no rompe el cuadre.

Revisar el soporte por tercero y por documento

El soporte se carga aparte porque es lo más pesado del mes. En SOPORTE, pulsa VER EL SOPORTE y elige la vista:

• Por tercero: cada tercero con su documento, su tipo de persona («Tipo de persona sin ubicar» si no se sabe), cuántas líneas tiene, su base y su retención.
• Por documento: cada línea con Comprobante, Tercero, Casilla, Base, Retención y Qué se hizo. Se filtra por Casilla, Qué se hizo con la línea, Cuenta y Documento del tercero.

En las dos vistas, Solo lo practicado como mandatario deja solo la retención que la empresa practicó a nombre de un propietario. En Por documento actúa sobre las líneas ya cargadas: si hay más, pulsa VER MÁS LÍNEAS antes de contar. En Por tercero, mientras está puesto se ocultan la base y la retención de cada tercero, porque son las de todas sus líneas. LIMPIAR FILTROS quita los filtros. Pulsa un comprobante para ver su detalle.

Qué se hizo con la línea puede ser: «Retención practicada», «Pago de la declaración», «Reducción de meses anteriores», «Corrección del libro», «Sin explicar», «Anulada con su reverso», «Fuera del formulario» o «Cuenta sin concepto».

Cada línea dice además de dónde viene y dónde se corrige:

Una línea también puede llevar «Como mandatario» o «Mandatario de …», «Asumida por la empresa», «Sin base» o «Corregida desde $…».

Tomar las decisiones de la contadora

Estas decisiones las toma quien prepara la declaración, normalmente tu contadora, con Contabilidad en «Ver y editar». Ninguna cambia el libro: explican cómo se lee una línea en el borrador. Cada una guarda quién decidió y por qué. Una clasificación de línea o una base aceptada se puede quitar después, y la decisión anterior queda como constancia; la clasificación de un tercero no se cambia desde esta pantalla (ver Clasificar un tercero). En un mes marcado como presentado no se ofrecen: primero se retracta la marca.

Clasificar un tercero

Úsalo cuando el aviso dice «No se sabe si el tercero es jurídico o natural».

1. Pulsa CLASIFICAR TERCERO en QUÉ FALTA o en la tarjeta del tercero, en el soporte Por tercero. Si el aviso no trae el documento del tercero, el botón de QUÉ FALTA solo abre el soporte Por documento: esas retenciones no tienen documento de tercero, así que no se clasifican aquí; corrígelas en su origen (ver Revisar el soporte por tercero y por documento).
2. En Clasificar tercero, elige el Tipo de persona: Persona jurídica o Persona natural.
3. En Con qué se decidió, escribe la evidencia (certificado de RUT, cédula, contrato…), hasta 300 caracteres.
4. Pulsa GUARDAR.

La decisión vale para todos los meses. Faacil usa primero el perfil fiscal del cliente vigente al fin del mes, después tu clasificación y después el tipo de documento de la línea. No lo deduce por la cantidad de dígitos ni lo da por jurídica: un NIT, por sí solo, no lo resuelve.

Revisa bien antes de guardar: esta pantalla no ofrece cambiar ni quitar la clasificación de un tercero. Si el tercero es un cliente de Faacil, su perfil fiscal manda sobre tu clasificación en las líneas de ese cliente: si no lo tiene, declara su perfil en la ficha del cliente (DECLARAR PERFIL, con Clientes en «Ver y editar»; ver La ficha del cliente). El tipo de persona del perfil es el tipo de cliente de la ficha: Persona es natural y Empresa, jurídica. En las líneas que solo vienen de un archivo importado el perfil no se usa: comunica a soporte el documento y el mes.

Aceptar una base

Úsalo cuando el aviso dice «La retención no trae base».

1. En el soporte Por documento, abre el menú «Acciones de la línea» de esa retención y elige «Aceptar base». En la tarjeta de la línea, en pantallas angostas o en el soporte Por tercero, es el botón ACEPTAR BASE. Solo aparece en retenciones practicadas sin base.
2. En Aceptar la base, revisa el campo Base. Si el comprobante permite deducir una sola base, viene sugerida y prellenada; no se aplica hasta que la aceptas.
3. Escribe el Motivo, hasta 300 caracteres, y pulsa ACEPTAR LA BASE.

Si después el libro trae la base de esa línea, manda la del libro y la aceptada deja de usarse.

Clasificar un movimiento

Un débito en una cuenta de retención que no reversa un mes anterior se lee solo como «Pago de la declaración» cuando su tercero es la DIAN o el asiento mueve caja o bancos. Si no, queda «Sin explicar» y bloquea el mes.

1. Pulsa CLASIFICAR MOVIMIENTO en QUÉ FALTA: se abre el soporte Por documento filtrado en las líneas «Sin explicar» de esa cuenta y ese tercero. En la línea, abre «Acciones de la línea» y elige «Clasificar movimiento» (en su tarjeta, CLASIFICAR MOVIMIENTO).
2. En Clasificar el movimiento, elige Qué es:
   • Pago de la declaración: el pago a la DIAN; no resta de lo practicado.
   • Reducción de meses anteriores: reduce retenciones de meses anteriores y va a la casilla de reducciones.
   • Corrección del libro: corrige un error del libro y resta del crédito que corrige. En Crédito que corrige eliges uno de los créditos del mes con la misma cuenta y el mismo tercero, o «Un saldo de antes del mes».
3. Escribe el Motivo, hasta 300 caracteres, y pulsa GUARDAR.

La corrección solo se admite sobre un débito de un asiento manual o importado. Una línea que sale de un documento de Faacil se corrige reversando o anulando ese documento.

Quitar una clasificación

En «Acciones de la línea», elige «Quitar clasificación» (en la tarjeta, QUITAR CLASIFICACIÓN) y confirma con QUITAR en «¿Quitar la clasificación?». Se ofrece en las líneas ya clasificadas y en las que tienen una base aceptada. La línea vuelve a como la calcula el borrador por sí solo.

Mantener el mapeo fiscal

El mapeo dice qué cuentas de tu empresa alimentan cada renglón del formulario. Ábrelo con MAPEO FISCAL, arriba en la pantalla, o con REVISAR EL MAPEO desde un aviso. Todos los que tienen Contabilidad pueden verlo. Guardar o retirar una versión exige Contabilidad en «Ver y editar», y ser el administrador de la cuenta o tener Administrar y cerrar la contabilidad; los demás ven «Solo lectura: guardar un mapeo pide el permiso de cierre». No pasa por aprobación.

En Mapeo fiscal del F350:

1. VIGENCIA dice qué versión rige hoy, o que rige el mapeo por defecto. Elige desde qué mes rige la versión que vas a guardar en Rige desde el mes y Año. No puede ser un mes ya marcado como presentado.
2. CUENTAS POR CONCEPTO: los conceptos, sus casillas y su tarifa máxima son los del formulario y no se cambian. A cada concepto le asignas una cuenta o un rango con AGREGAR CUENTAS:
   • Cuenta o prefijo, hasta 8 dígitos;
   • Hasta la cuenta; vacío, toma solo las cuentas que empiezan por el prefijo;
   • en los conceptos informativos, Lado del movimiento. Los demás se declaran por el crédito.
3. CUENTAS DE CONTROL, AUTORIDAD Y SERIES:
   • Cuentas de control: las que el borrador debe explicar, de entrada 2365 y 2367;
   • Documento del tercero de la DIAN: sus débitos se leen como pagos de la declaración, no como reducciones;
   • Gastos de retención asumida: prefijos de las cuentas de gasto cuando la empresa asume la retención;
   • Series que se leen como notas: los tipos de comprobante cuya nota reversa el crédito de una retención.
4. En NOTA DE LA VERSIÓN, si quieres, anota por qué cambias el mapeo.
5. Pulsa GUARDAR VERSIÓN.

Cada guardado crea una versión nueva; lo ya presentado no cambia, porque un mes marcado se calcula con la versión que fijó su marca. Una cuenta de un concepto declarado debe estar bajo una cuenta de control, y cada cuenta auxiliar bajo una cuenta de control cae como máximo en un concepto, que no puede ser informativo. Una cuenta sin concepto se puede guardar, pero si se mueve en el mes aparece «Una cuenta de retención no tiene concepto» y bloquea el mes. Si algo no cumple, el campo lo marca.

RETIRAR ESTA VERSIÓN pide un motivo: «Los meses vuelven a calcularse con la versión anterior, salvo los ya presentados, que conservan la suya.»

Marcar el mes como presentado

Marcar no presenta nada: deja constancia en Faacil de que tu contadora ya presentó el formulario ante la DIAN con estas cifras. MARCAR COMO PRESENTADO, en TOTALES DEL FORMULARIO, se habilita cuando:

• el periodo contable del mes está cerrado; si no, dice «Cierre el periodo contable del mes para marcarlo: así lo presentado no cambia.»;
• hay una versión guardada del mapeo; si no, «Guarde una versión revisada del mapeo fiscal: el mapeo por defecto no queda como constancia.»;
• el borrador no tiene pendientes que bloqueen; si no, «Resuelva los pendientes que bloquean el borrador.».

1. Presenta el formulario en el portal de la DIAN. Eso se hace fuera de Faacil.
2. Pulsa MARCAR COMO PRESENTADO.
3. En Marcar como presentado, lee «Qué pasa al marcar»: el borrador queda fijo y su total pasa como arrastre al mes siguiente.
4. Escribe el Número del formulario que te dio la DIAN; es opcional.
5. Elige el Día de la presentación: debe ser posterior al fin del mes declarado y no puede ser un día futuro.
6. Si la importación rechazó documentos que tocan las cuentas de retención, enciende «Revisé los documentos que no entraron».
7. Pulsa MARCAR.

El estado pasa a Presentado. Las casillas quedan fijas aunque después cambie un perfil o una clasificación, y el soporte se muestra con las clasificaciones que se guardaron en la marca. Si el borrador cambió entre lo que viste y el momento de marcar, no se marca nada y se recarga: «No se marcó nada. Revise el borrador que se cargó ahora y vuelva a marcar el mes.»

Retractar la marca

Requiere Contabilidad en «Ver y editar», y ser el administrador de la cuenta o tener Administrar y cerrar la contabilidad.

1. Pulsa RETRACTAR LA MARCA.
2. Lee «El mes vuelve a calcularse con el libro de ahora y el arrastre al mes siguiente deja de salir de esta marca. La marca queda en la bitácora.»
3. Escribe el motivo, hasta 300 caracteres, y pulsa RETRACTAR.

Si el mes presentado cambia

Si un mes marcado ya no da lo que se presentó, aparece «El mes presentado ya no da lo que se presentó», con la causa: «Cambió el libro: el mes se reabrió.», «Cambió una clasificación: el perfil fiscal o el tipo de persona de un tercero.» o «Cambió el arrastre que entra del mes anterior.». Faacil no mueve nada a otro mes. Si hay que corregir esa declaración, lo decide tu contadora; también puedes retractar la marca para volver al cálculo con el libro actual.

El mes de corte y los meses anteriores

El borrador solo lee el libro de Faacil. Lo que pasó antes del inicio del libro no está aquí.

• Meses anteriores al inicio del libro. Faacil no arma su borrador: «El libro empieza el …: antes de esa fecha no hay movimientos que declarar. Elija un mes desde el inicio del libro.» Como la sección abre en el mes anterior al actual, justo después del cambio verás ese mensaje; elige el mes de corte. El último mes en el software anterior se prepara con la información de ese software, fuera de Faacil (El último mes en el software anterior).
• El borrador del mes de corte depende de lo que esté en el libro. Entran los documentos de Faacil ya contabilizados, lo que importes del software anterior para ese mes, los asientos manuales y los asientos de causación contabilizados. Los documentos que siguen «pendientes de activación» no entran hasta que se contabilizan (Aprobar la dinámica y activar la contabilidad). Si falta algo, el borrador sale corto.
• El saldo inicial no es retención del mes. No entra en los renglones; en el cuadre aparece como el saldo inicial de las cuentas 2365 y 2367.
• El pago de la retención del mes anterior. Si en el mes de corte pagas lo que se declaró con el software anterior, ese débito se lee como «Pago de la declaración» cuando su tercero es la DIAN o el asiento mueve caja o bancos. Si queda «Sin explicar», clasifícalo.
• Sin arrastre desde el software anterior. Las casillas 129 y 133 solo arrastran desde la marca de un mes anterior hecha en Faacil. En el primer mes no hay arrastre y no aparece el aviso «El mes anterior no está marcado como presentado». Si quedó un saldo de reducciones por aplicar, lo decide tu contadora.

COBERTURA DE LA IMPORTACIÓN aparece cuando tu empresa tiene importaciones de movimientos aplicadas. Muestra «Último documento importado del mes», «El último lote llega hasta» y «Documentos que no entraron», con cada documento rechazado, su cuenta y el chip «Toca las cuentas de retención» cuando aplica. El borrador no incluye esos documentos.

• «La importación no trajo todo el mes»: faltan documentos o el último lote no llega al fin del mes. Completa la importación.
• «Un documento rechazado toca las cuentas de retención»: ese documento no entró al libro. Revísalo en el software anterior; al marcar el mes se pide confirmar que lo hiciste.

Exportar el borrador

Abre Exportar y elige PDF, Excel o CSV.

• Excel. Un libro con cuatro hojas: «Borrador», «Soporte por tercero», «Soporte por documento» y «Cuadre». Cada hoja dice arriba que es un borrador, el mes, el estado y la versión del mapeo, y que no es la declaración ni se presentó a la DIAN. La hoja «Borrador» trae cada renglón con su casilla, la cifra al millar y aparte la cifra exacta, y los totales de las casillas 129 a 138 con la casilla 27.
• PDF. Encabezado «BORRADOR · Retención en la fuente (F350)» con el mes; cada renglón del formulario va seguido de su soporte. Es el mismo informe PDF de los libros, con las firmas vacías Elaboró y Revisó y un tope de 20.000 filas.
• CSV. Solo el borrador: los renglones, los que quedaron sin ubicar y una fila con el estado, para que un mes bloqueado no parezca una declaración completa. Si supera el tope de filas: «El CSV tiene un tope de filas: exporte el Excel o el PDF de esta pantalla.»

El Excel y el PDF leen el soporte completo en el momento de exportar, no solo lo que filtraste en pantalla.

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