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Deudas y saldos del software anterior

Explica qué conoce Faacil de las deudas y los saldos que venían del software anterior y cómo tratarlos hoy.

Qué pasa hoy con lo que quedó pendiente al corte

El día de corte es el primer día que Faacil lleva los libros: la fecha de inicio del libro. Ese día, el saldo inicial trae al libro lo que el software anterior dejó abierto al cierre del último día antes del corte. Casi siempre quedan tres clases de saldos; en el ejemplo sintético, con el día de corte el 1 de julio, son los que quedaron al cierre del 30 de junio:

• facturas que el software anterior expidió y que el inquilino todavía no ha pagado;
• lo que el software anterior le debía a un propietario;
• saldos a favor de inquilinos.

Este capítulo dice qué sabe Faacil de esos saldos, qué no y cómo tratarlos hoy. El plan completo del cambio está en Cambiar de software: el plan del corte.

Lo que la contabilidad sí conoce

El saldo inicial trae esos saldos al libro de Faacil, por tercero y contrato, en las cuentas que tu empresa lleva por tercero y contrato. Ver Importar el saldo inicial.

Se consultan en Contabilidad › Informes financieros › Cartera y por pagar: «Qué debe cada inquilino y qué se le debe a cada propietario, por contrato y con sus edades, contrastado con Registros.»

• En las pestañas «Cartera de inquilinos» y «Por pagar a propietarios», lo que viene del software anterior está en la columna «Saldo inicial» y en el total «Saldo inicial (sin edad)». La ayuda de la columna lo dice: es lo que traía el inquilino, o lo que se le debía al propietario, al empezar el libro, y no tiene edad porque viene del software anterior.
• Un saldo a favor se muestra aparte, en la columna «Saldo a favor», y resta en el total con «Saldo a favor (resta)».
• La «Fecha de corte» del informe es la fecha a la que se calculan los saldos. Ponla en el día de inicio del libro o después: con una fecha anterior, el saldo inicial no aparece. En el ejemplo, el 1 de julio o después; con el 30 de junio no aparece.
• El libro no sabe a qué factura se aplicó cada pago. Un recibo o abono consume primero el cargo más antiguo, y el saldo inicial es el más antiguo de todos.
• Es solo consulta: desde aquí no se cobra, no se paga ni se ajusta el libro.

La revisión completa de la cartera inicial está en Revisar la apertura.

Lo que Registros y el Centro de Pagos no conocen

Registros, el Centro de Pagos y los pendientes trabajan con los documentos que nacieron en Faacil:

• Una factura del software anterior no existe en Registros: no tiene saldo por cobrar ni se le puede aplicar un recibo.
• Lo que el software anterior le debía a un propietario no aparece como deuda en Registros.
• Un saldo a favor que traía un inquilino no está disponible para aplicarlo a una factura de Faacil.
• El paz y salvo y el estado de cuenta de un contrato solo leen Registros: no ven la deuda que quedó en el software anterior, y el diálogo puede decir «Los registros del contrato no muestran saldo pendiente.» Antes de expedir un paz y salvo a quien tenía saldo al cambiar de software, revisa su cartera en el libro. Ver Generar reportes y certificados.

La pestaña «Conciliación» de «Cartera y por pagar» lo deja ver: «Compara lo que el libro movió desde … con lo que Registros movió desde esa fecha. Solo compara: el libro nunca se ajusta desde aquí.» La fecha es la del inicio del libro. El saldo inicial va en su propia columna y no entra en la diferencia: una fila con saldo inicial y sin otra diferencia sale «Conciliada» y cita la causa «Tiene saldo inicial» o «El saldo inicial no coincide con Registros». Es lo esperado.

Mientras tanto

Próximamente. Faacil permitirá cobrar, pagar y aplicar desde Faacil las deudas y los saldos que vienen del software anterior: la factura pendiente al corte, lo que se le debía a un propietario y el saldo a favor de un inquilino.

Cobrar y pagar en el programa donde nació la factura

Cada cobro o pago se registra en el programa donde nació la factura:

• El recibo de una factura del software anterior se hace en el software anterior.
• El egreso al propietario de un ciclo que llevó el software anterior se hace en el software anterior.
• Los de las facturas y los ciclos de Faacil, en Faacil.

No registres en Faacil un recibo para cobrar una factura del software anterior. Registros lo trataría como un pago de Faacil, aplicado a una factura de Faacil o sin aplicar, nunca a la factura del software anterior; en «Cartera y por pagar», en cambio, consumiría primero el saldo inicial: Registros y el libro quedarían diciendo cosas distintas del mismo contrato.

Llevar esos cobros y pagos al libro de Faacil

Los recibos y los egresos que el software anterior registre desde el día de corte llegan al libro de Faacil con la importación de movimientos, igual que la nómina. Si tu software anterior no es el que nombran la tarjeta «MOVIMIENTOS» y el título del asistente «Importar movimientos desde …», regístralos con un asiento manual; ver Comprobantes, asientos y pendientes. Con la importación:

1. En el software anterior, exporta en .csv el detalle de movimientos contables del periodo, con todas sus columnas, con los anulados y con su rango en el nombre del archivo. Si puedes, exporta también sus informes de contratos en .xlsx, como las carteras de inquilinos y de propietarios: son opcionales y ayudan a ubicar el contrato de cada línea. Ver Preparar los archivos.
2. En Contabilidad › Catálogos y reglas › Importar de otro software, tarjeta «MOVIMIENTOS», pulsa IMPORTAR MOVIMIENTOS. Elige el detalle con ELEGIR ARCHIVO, agrega cada informe de contratos con AGREGAR INFORME y pulsa SIMULAR.
3. Desde el inicio del libro, cada comprobante de ingreso o de egreso entra como comprobante importado, en su fecha exacta y con el periodo de su mes abierto. El asistente pide decidir el contrato de las líneas que lo necesiten y muestra en «Cruces con Faacil» lo que parezca repetir un documento de Faacil.
4. Avanza con SIGUIENTE por «Vista previa» y «Cruces con Faacil» hasta «Confirmar» y pulsa CARGAR MOVIMIENTOS.

Con eso, cuando el comprobante toca las cuentas y el contrato de ese saldo, el saldo se reduce en «Cartera y por pagar». En la cartera de inquilinos y en la comisión por cobrar, las dos que concilia, la «Conciliación» lo muestra en la columna «Importado», con la causa «Tiene documentos importados», sin contarlo como diferencia; lo que se debe a propietarios no se concilia allí. Registros y el Centro de Pagos no cambian. Importar exige el módulo Contabilidad en «Ver y editar», y decidir un contrato o un cruce, además, el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad» o ser el administrador de la empresa. Ver Importar movimientos del software anterior.

Los saldos a favor de inquilinos

Hoy no se aplican en Registros. En «Cartera y por pagar» se ven en «Saldo a favor (resta)», y ese informe descuenta primero de ese saldo el siguiente cargo del mismo contrato. Pero esa resta es solo del informe: la factura de Faacil sigue con saldo en Registros. Decide con tu contadora cómo aplicar o devolver cada saldo a favor mientras tanto.

Si alguien intenta registrarlo en Faacil

El rechazo de un ciclo anterior al inicio de operaciones

Con la fecha de inicio de operaciones fijada, Faacil rechaza un documento de un ciclo que abrió antes de ella. El diálogo se titula «Ese ciclo es anterior al inicio de operaciones» y explica que ese ciclo se llevó en otro sistema o en otra empresa, así que Faacil no admite documentos nuevos de él. Pide elegir un mes desde el inicio de operaciones.

• Lo mismo pasa con la mora de una factura de esos ciclos y con una nota débito sobre un documento de esos ciclos.
• Quien no es administrador solo puede pulsar CERRAR.

La excepción del administrador y su advertencia

El administrador de la empresa ve, además, el campo «Motivo para crearlo», obligatorio y de hasta 500 caracteres, y el botón CREAR CON MOTIVO. Al generar la mora de una factura de esos ciclos (GENERAR MORA), el campo es «Motivo para generarla» y el botón GENERAR CON MOTIVO; en un recibo que cobra esa mora, son «Motivo para crearlo» y CREAR CON MOTIVO. El documento queda registrado con su nombre.

La ayuda del bloque «FECHA DE INICIO DE OPERACIONES EN FAACIL» advierte: «Úsala para corregir, no para traer la historia del otro sistema.» No la uses para cobrar o pagar en Faacil las deudas del software anterior: crearías en Registros documentos de ciclos que ya llevó el otro programa.

Además:

• Con la facturación electrónica activada y la política fiscal de mandato, la excepción no crea la factura del canon de un ciclo que facturó el software anterior.
• En un egreso de esos ciclos, Faacil no emite la factura de comisión. El egreso dice «Ciclo del software anterior: Faacil no emite su factura de comisión.», y una factura de comisión hecha a mano se rechaza con «La comisión de ese ciclo la facturó el software anterior».

Ver Registros y condiciones históricas.

Sin fecha de inicio de operaciones

Sin fecha, Faacil revisa cada contrato desde su inicio, y el bloque dice «Sin fecha: Faacil revisa todos los ciclos». Los meses que llevó el software anterior salen entonces como pendientes, deuda o mora en Registros, el Centro de Pagos y el calendario, porque en Faacil no tienen documentos. No son las deudas reales del software anterior.

El administrador fija la fecha en Configuración › Facturación y contratos › Reglas de contratos, bloque «FECHA DE INICIO DE OPERACIONES EN FAACIL», con CAMBIAR FECHA y un motivo. Si la fecha dejaría antes de ella documentos vigentes, no se aplica: «No se aplicó: N documentos vigentes son de ciclos que quedarían antes de la fecha…». Ver Configuración de empresa y preferencias.

Lo que no sirve para estas deudas

• «Este pago se realizó y registró fuera de Faacil», en un egreso histórico, declara un pago que ya ocurrió y se registró en otro programa. No sirve para pagar hoy lo que el software anterior le debía a un propietario.
• La «Salida del software anterior» de la política fiscal sirve para corregir en Faacil, con notas, las facturas electrónicas que expidió el software anterior. No cobra ni paga nada. Ver Cambiar de software: el plan del corte.

Resumen

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